Comprendre les rôles clés de MOE et MOA dans la gestion de projets ERP

Certains projets d’implémentation d’ERP peuvent être complexes du fait de leur dimensionnement et nécessitent une collaboration étroite entre les différents acteurs impliqués, notamment entre les personnes qui expriment le besoin et les personnes qui mettent en œuvre la solution.

Dans ce cadre, des rôles et des fonctions sont définies pour chaque acteur du projet de façon à organiser celui-ci et permettre une fluidité entre les différentes composantes du projet.

Ces rôles sont associés à des responsabilités précises et clairement définies pour éviter tout malentendu sur le projet. Ces rôles sont ceux du MOE et de l’AMOE d’un côté et ceux du MOA et de l’AMOA d’un autre côté. La relation entre ces acteurs peut parfois être formalisée dans un document nommé le Plan Qualité Projet qui définit les contours du projet les responsabilités de chacun selon la Méthode RACI.

• MOE (Maîtrise d’œuvre) : Le MOE est responsable de la mise en œuvre technique du projet SAP. Il est chargé de concevoir, réaliser et déployer les solutions SAP dans le cadre du projet. Le MOE doit avoir une expertise technique approfondie sur SAP pour pouvoir réaliser les tâches qui lui sont confiées.
• AMOE (Assistance à Maîtrise d’œuvre) : L’Assistance à Maîtrise d’Œuvre est là pour aider le Maître d’Œuvre dans l’accomplissement de ses nombreuses missions. Pour certains projets, notamment dans l’informatique, il existe même des consultants dédiés AMOE (terme fortement utilisé dans le Conseil). Ce sont des intervenants externes à l’entreprise qui viennent renforcer l’équipe projet en rajoutant de la compétence sur le projet selon les objectifs QCD (qualité, coûts et délais) fixés par le cahier des charges.
• MOA (Maîtrise d’ouvrage) : Le MOA représente le prescripteur du projet. Le MOA est responsable de la partie fonctionnelle du projet SAP. Il est chargé de définir les besoins métier de l’entreprise et de veiller à ce que la solution SAP mise en place réponde à ces besoins. Le MOA est donc chargé de la définition des processus métier, des spécifications fonctionnelles et de la validation des résultats du projet.
• AMOA (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage) : L’AMOA est un acteur qui assiste le MOA dans la mise en œuvre du projet. L’AMOA peut être interne ou externe à l’entreprise. Il a pour rôle d’accompagner le MOA dans toutes les étapes du projet SAP, de l’expression des besoins métier à la mise en place de la solution SAP. L’AMOA doit être capable de communiquer efficacement avec le MOA et les MOE / AMOE pour garantir une bonne coordination entre les différents acteurs du projet.

Les rôles du MOA et de l’AMOA peuvent être regroupés d’une part pour définir l’entité qui est responsable de la définition du besoin, les rôles du MOE et de l’AMOE, quant à eux, définissent l’entité qui réalise le besoin exprimé.

• MOE: Lorsqu’on parle de MOE , on peut désigner aussi bien la fonction (la Maîtrise d’Œuvre) que la personne (le Maître d’Œuvre). Arrêtons-nous un instant sur le MOE en tant que personne. Il est une personne physique ou morale : Chef de projet, Architecte solution, Consultant, Développeur, etc. C’est lui qui dispose des compétences techniques nécessaires à la conception, au chiffrage, à la réalisation et au pilotage d’un projet donné.
  Le Maître d’Œuvre est l’interlocuteur privilégié durant toute la durée du projet. En tant que gestionnaire et organisateur du projet, le MOE est le garant de la bonne exécution des tâches demandées par le MOA. Il est chargé de la mise en place technique de la solution SAP.
  Il doit être capable de concevoir une architecture SAP adaptée aux besoins de l’entreprise, de réaliser les développements spécifiques, de configurer les modules SAP et de déployer la solution SAP dans l’ensemble du système d’information de l’entreprise. Le MOE doit travailler en étroite collaboration avec le MOA pour garantir que la solution SAP mise en place répond aux besoins de l’entreprise. On peut assimiler le MOE à l’intégrateur de la solution sur le projet.
• AMOE : L’Assistance à Maîtrise d’Œuvre est là pour aider le Maître d’Œuvre dans l’accomplissement de ses nombreuses missions. Pour certains projets, notamment dans l’informatique, ce sont des intervenants externes à l’entreprise qui viennent renforcer l’équipe projet sur des sujets nécessitant une compétence particulière. On peut associer l’AMOE à une entité qui accompagne l’intégrateur sur des sujets précis.
• MOA : Le MOA est responsable de la partie fonctionnelle du projet SAP. Il doit travailler en étroite collaboration avec le MOE pour s’assurer que la solution SAP mise en place répond aux besoins métier de l’entreprise. Le MOA doit être capable de définir les processus métier de l’entreprise, de rédiger les spécifications fonctionnelles et de valider les résultats du projet. Le MOA doit également coordonner l’ensemble des acteurs du projet SAP et veiller à la bonne communication entre eux. Généralement, le MOA définit le donneur d’ordre du besoin, soit le client lui-même.
• AMOA : L’AMOA a pour rôle d’assister le MOA dans la mise en place du projet SAP. Il doit être capable de comprendre les besoins métier de l’entreprise et de les traduire en spécifications fonctionnelles compréhensibles par le MOE.

L’AMOA intervient lorsque le MOA estime ne pas avoir les compétences ou le temps pour modéliser les besoins du projet de façon claire et précise et les transmettre au MOE. L’AMOA est généralement représentée par un ou plusieurs consultants qui va assister le MOA dans la définition et la description du besoin.

Les interactions entre le MOE et le MOA sont cruciales dans la réussite d’un projet SAP. En effet, ces deux acteurs sont complémentaires et doivent travailler en étroite collaboration pour s’assurer que la solution SAP mise en place répond aux besoins métier de l’entreprise. Dans les plus petits projets, cette relation représente directement la relation entre le client (le MOA) et l’intégrateur (le MOE).

Le MOA, c’est-à-dire le client, est intrinsèquement responsable de l’identification et de la description de ses besoins métier. Il doit expliciter les processus métier et ses souhaits de fonctionnement au MOE, autrement dit l’intégrateur qui se charge de la mise en place technique de la solution SAP. Le MOE doit concevoir une architecture SAP adaptée aux besoins de l’entreprise, réaliser les développements spécifiques, configurer les modules SAP et déployer la solution SAP pour l’ensemble des fonctionnalités et des besoins exprimés par le MOA.

Pour que le projet SAP soit un succès, il est primordial que le client et l’intégrateur (le MOA et le MOE) travaillent en étroite collaboration dès le début du projet. Le MOA se doit d’expliquer le plus clairement possible les besoins métier et la culture de l’entreprise au MOE, qui doit alors concevoir une solution SAP adaptée à ces besoins. Dans l’autre sens, il est indispensable que le MOE transmette au MOA les limitations techniques et la « philosophie » de SAP, afin que le MOA puisse faire converger ces désidératas vers une solution fonctionnelle la plus standard.

Pendant les différentes phases d’un projet, le MOA doit valider les livrables réalisés par le MOE (document de conception, paramétrage de la solution, développements spécifiques) et s’assurer qu’ils répondent bien aux besoins métiers exprimés.

En somme, l’interaction entre les couples MOE/AMOE (intégrateur) et MOA/ AMOA (client + cabinet de conseil qui l’accompagne éventuellement) est cruciale dans la réussite d’un projet SAP. Les deux acteurs doivent travailler en étroite collaboration pour s’assurer que la solution SAP mise en place répond aux besoins métier de l’entreprise. Une bonne communication entre le MOE et le MOA est donc essentielle pour garantir la réussite du projet.

Le PQP (Plan Qualité Projet) a pour objectif la définition et le suivi des dispositions à prendre pour un projet afin d’en assurer la qualité et d’atteindre les résultats attendus.

À cet effet, le PQP fixe les droits et les responsabilités de chaque partie prenante en vue d’assurer l’atteinte de cet objectif. Ainsi sont déterminés d’un commun accord :

• L’organisation globale du projet quant aux structures à mettre en place ;
• Le Plan de développement détaillé ;
• Le Plan de gestion du projet ;
• La répartition des responsabilités entre les organismes dans la structure,
• Le Plan de développement et le Plan de gestion du projet ;
• Les limites du projet.

Dans la relation entre le MOE et le MOA, le PQP est un outil fondamental pour définir les critères de qualité qui devront être respectés par le MOE lors de la réalisation du projet SAP (Paramétrage, Développements spécifiques, cohérence de l’ensemble). Le PQP est généralement initié par le MOA ou l’AMOA, qui définit les critères de qualité à respecter en fonction des besoins métier de l’entreprise.

Le PQP définit les méthodes et les outils à utiliser pour garantir la qualité des livrables, ainsi que les procédures à suivre pour effectuer les tests et la validation. Le MOE est responsable de suivre les directives du PQP et de fournir des livrables conformes aux critères de qualité établis.

Le PQP peut contenir des exigences de qualité pour les aspects suivants :

• La documentation : Le PQP peut spécifier les types de documents à produire, la liste des documents et la responsabilité associée (décrite dans le chapitre suivant), leur contenu et leur format. Le MOE doit s’assurer que la documentation produite est complète, claire et conforme aux exigences du PQP.
• Le code ou le paramétrage : Le PQP peut spécifier les normes de codage à respecter, les formats de paramétrages ou de nommage des Ordres de Transports (Regroupements de modifications dans SAP) et les tests unitaires à effectuer. Le MOE doit s’assurer que la solution mise en place est cohérente, maintenable et conforme aux normes établies.
• Les tests : Le PQP peut définir les types de tests à effectuer, les critères d’acceptation et les procédures à suivre pour effectuer les tests. Le MOA doit s’assurer que les tests sont réalisés conformément aux exigences du PQP et permettent la validation de la solution mise en œuvre par le MOE de façon objective.

Outil de suivi et de gestion, le PQP est employé tout au long du projet. C’est un document évolutif qui est destiné à être constamment modifié en fonction des circonstances. De nouvelles données y sont intégrées selon une procédure d’actions correctrices, elles-mêmes définies dans ce document. Au terme du projet, le PQP modifié et annoté constituera l’un des documents de résultats du projet.

Le RACI est un acronyme qui signifie Responsable, Accountable, Consulted, Informed (en français, Responsable, Compte-rendu, Consulté, Informé). C’est une méthode de gestion de projet utilisée pour définir les rôles et les responsabilités de chaque personne impliquée dans un projet. Le RACI permet de clarifier qui fait quoi, qui prend les décisions, qui est consulté et qui est informé.

Le RACI est souvent représenté sous forme de matrice qui croise les activités ou les tâches du projet avec les personnes impliquées. Les colonnes de la matrice sont : Responsable, Accountable, Consulté et Informé. Les lignes représentent les activités ou les tâches à accomplir. Chaque personne impliquée dans le projet est ensuite affectée à une ou plusieurs des quatre catégories RACI pour chaque activité ou tâche.

Voici ce que signifie chaque lettre de l’acronyme RACI :

• Responsable (R) : la personne qui est responsable de la réalisation de l’activité ou de la tâche. C’est la personne qui effectue le travail et prend les décisions nécessaires pour mener à bien la tâche.
• Accountable (A) : la personne qui est responsable de la tâche dans son ensemble. C’est la personne qui a la charge de s’assurer que la tâche est réalisée dans les temps, dans les budgets et selon les spécifications définies.
• Consulted (C) : les personnes qui doivent être consultées pour fournir des informations, des conseils ou un soutien pour la réalisation de la tâche.
• Informed (I) : les personnes qui doivent être informées des résultats de la tâche une fois celle-ci terminée.

L’utilisation d’une matrice RACI aide à clarifier les rôles et les responsabilités de chaque entité impliquée dans un projet. Elle permet de réduire les malentendus et les erreurs de communication qui peuvent survenir lorsqu’il y a confusion sur les rôles et les responsabilités.

Le RACI peut également aider à améliorer l’efficacité du projet en s’assurant que chaque personne est assignée à la bonne tâche en fonction de ses compétences et de son expertise et de son positionnement. Cette méthode est fréquemment utilisée pour définir les rôles de chacun, notamment pour tous les livrables décrits dans un PQP.