Au premier abord, la reprise de données pour la mise en place d’un ERP semble facile ; c’est un simple transfert des données d’un système A vers un système B. Mais le projet peut s’avérer beaucoup plus compliqué que ce simple transfert et nécessiter une approche méthodique et réfléchie pour garantir la réussite de cette reprise des données.
Si la reprise des données est un sujet qui vous semble insurmontable ou difficile à appréhender, nous pouvons vous aider. Ainsi, cet article sur la reprise des données vous apportera quelques informations qui nous semblent nécessaires à ce projet, des conseils de bonnes pratiques aux pièges à éviter.
Définition et importance de la reprise de données dans l’ERP
Dans le cadre de la mise en place d’un système ERP, la reprise des données consiste à transférer toutes les données de base d’un système existant vers la base de données du nouvel ERP. Cette opération est nécessaire pour garantir que la base de données du nouveau système aura toutes les données centralisées en mémoire, à partir duquel chaque service et chaque fonction pourra accéder aux informations nécessaires.
La stratégie de reprise de données suit un process en cinq étapes logiques qu’il conviendra de respecter du mieux possible. Regardons plus en détail chacune de ces étapes :
- L’inspection – La première étape d’un projet de migration des données implique donc un contrôle manuel des informations à disposition pour valider leur contenus et leur pertinence. Les données redondantes ou non pertinentes devront être écartées à ce stade pour garantir que seules les données à valeur ajoutée seront reprises dans le nouveau système. C’est à ce stade qu’il conviendra de définir les données définitivement écartées de la reprise ou non (Reprise des historiques ? Reprise des mouvements de stocks ? Etc…)
- L’extraction – L’extraction des données de l’ancien système peut parfois s’avérer compliquée car au cours de cette opération il faudra éviter la corruption ou la perte d’information. C’est pourquoi cette étape doit souvent mobiliser les techniciens du service informatique ou du fournisseur de l’ancien système. Il est important de mobiliser les personnes qui connaissent bien l’ancien système et seront à même d’assumer cette tâche d’extraction. Il faudra ainsi connaître la structure et l’organisation des données de l’ancien système. Il faudra savoir où aller chercher telle ou telle information, est-ce que cette information est soumise à un codage particulier et comment convertir celui-ci (Ascii ou Unicode ou autre…).
- Le nettoyage – les données pourront ensuite être triées, réarrangées et réorganisées avant d’être importées dans le nouveau système. C’est au cours de cette étape qu’un travail de correction des inexactitudes et des incohérences dans les données extraites devra être fait. Ces ateliers seront déroulés au fur et à mesure de l’extraction des données ; inutile d’attendre d’avoir tout extrait pour débuter le travail de nettoyage.
- La transformation – Cette étape de transformation consiste à convertir les données dans un format adapté au nouveau système ERP. Cela peut se faire de différentes façons, de la création de groupe de données dans plusieurs fichiers en passant par des blocs fonctionnels regroupés ensemble. Cette transformation se fera manuellement et devra préparer nos fichiers d’import pour répondre du mieux possible aux spécifications techniques du nouveau système. Pour cette étape il sera donc important de se rapprocher de l’équipe projet qui met en place le nouveau système pour avoir une idée très précise des formats attendus par le système cible.
- L’import – Cette étape est la phase finale de notre projet de reprise de données. Comme pour l’extraction cette étape devra respecter un process précis pour éviter l’éventuelle perte de données ou une mauvaise gestion de la base de données. La phase d’import devra respecter une séquence logique de chargement des données et sera souvent piloter par le groupe de projet d’intégration. Le non-respect du séquencement des chargements pourrait corrompre fortement la base de données et générer des erreurs difficiles à corriger.
L’impact crucial de la reprise de données sur le succès des projets ERP
La migration des données est considérée comme l’élément fondateur d’un projet de mise en place ERP réussi. Mais pourquoi ?
La méthode employée pour migrer les données vers un nouveau système ERP peut faire réussir ou échouer un projet. Sans une approche réfléchie de la reprise des données, le nouveau système pourra être parsemé d’inexactitudes, d’erreurs et de doublons – un ensemble de problèmes qui risquent d’entraver durablement l’efficacité et les performances du nouveau logiciel, à la fois sur le court, le moyen et le long terme. En effet, la correction d’une erreur de paramétrage pourra se faire en quelques heures, la correction d’une erreur de programmation pourra se faire en quelques jours ou quelques semaines, mais la correction des données de base peut prendre des mois, voire des années.
Le principal objectif de la migration des données est donc d’atténuer le risque d’erreurs, d’inexactitudes et de problèmes des données de base qui pourraient causer des dommages au nouveau système ERP après la mise en production. En effet, il y a quatre grands principes directeurs à garder à l’esprit lors de la réalisation d’un projet de migration de données :
- Exactitude– Est-ce que les données importées sont justes ? Est-ce qu’un travail préalable au réimport sera nécessaire pour corriger les inexactitudes et s’assurer que les données sont fiables et à jour ?
- Cohérence– Est-ce que les données existantes sont cohérentes et fiables ? Qu’est-ce qu’il faudra mettre en place pour s’assurer que les jeux de données des différents services restent cohérents entre eux pour assurer une base de données unifiée.
- Validité – Les données sont-elles crédibles, utilisables et utiles ? Et sont-elles conformes aux règlementations en vigueur, notamment en matière de confidentialité ?
- Et l’exhaustivité – vos jeux de données sont-ils complets ou manque-t-il des informations clés ? Il faudra alors considérer comment la perte d’information pourrait affecter le nouveau système et surtout où et comment on pourra retrouver les informations manquantes à ce nouveau système.
Identifier et surmonter les défis et risques de la reprise de données ERP
La reprise des données est un process compliqué et à fort enjeu dans lequel peut se cacher des risques non négligeables pour la réussite d’un projet ERP. Ainsi, si le projet de reprise n’est pas correctement planifié, une migration des données mal pensée peut générer toutes sortes de problèmes : informations erronées ou absentes, informations partielles ou incomplètes, avec des conséquences potentiellement graves pour les fonctions clés de l’entreprise.
Ci-dessous, nous vous listons quelques-uns des dysfonctionnements les plus couramment associés à une stratégie de reprise de données inadéquate :
- Performance du nouveau système en dessous des attentes après le Go Live ; le nouvel ERP ne donne pas les résultats attendus.
- Période de migration plus longue qu’initialement planifiée entraînant une perte financière due à une mobilisation des ressources internes à l’entreprise plus longue que prévue
- Données inexactes ou fausses dans le nouveau système qui nuisent à l’efficacité de celui-ci et affecte les performances globales de l’entreprise tout en affectant la sécurité numérique (confidentialité des données, vulnérabilité des systèmes)
- Perte de temps en mobilisant des ressources pour corriger des erreurs qui auraient pu être traitées en amont au moment de la reprise des données
- Mauvaise expérience utilisateur avec des workflow clés et des process interrompus à cause de jeux de données corrompus ou incomplets
- Réduction du retour sur investissement avec les principaux intervenants qui feront alors part de leurs préoccupations concernant le projet complet de mise en œuvre de l’ERP
- Perte de confiance de la direction et des sponsors du projet, ce qui pourrait avoir un impact sur la productivité, la motivation et sur le moral des collaborateurs
- Rupture de confiance entre l’entreprise et son fournisseur de solution (éditeur ou intégrateur) rendant un retour à la normale encore plus difficile
- Perturbation des workflows et des processus clés, induisant une perte de confiance des partenaires tout au long de la chaîne d’approvisionnement
Ainsi les risques associés à une mauvaise reprise des données lors d’un projet de mise en place d’une solution ERP peuvent être importants et non sans conséquences. Toutefois, il est possible d’anticiper pour éviter ces écueils. La reprise des données devra donc être considérée comme un projet dans le projet global ERP et nécessitera ainsi une approche planifiée et la mobilisation des bonnes ressources. Avec ces prérequis respectés il n’y a aucune raison valable pour que la reprise des données se transforme en cauchemars tel que listés ci-dessus.
Guide en 4 étapes pour une reprise de données ERP efficace
Il est clair que la migration des données peut sembler un projet compliqué et à forts enjeux. Cependant, en adoptant la bonne démarche, cette opération de transfert des données d’un ancien système vers votre nouvelle solution ERP pourra se dérouler sans douleur et de manière transparente, tout en atténuant les risques pour votre organisation.
Ci-dessous, nous décrivons quelques étapes essentielles dans l’élaboration d’une stratégie pour ce projet de migration de données.
Étape 1 : Formation d’une équipe solide pour la reprise de données ERP
Un projet de mise en œuvre d’un nouveau système ERP nécessite une équipe aguerrie et cela est encore plus important sur l’étape de reprise des données. Pour assurer la mise à disposition d’un système fiabilisé aux utilisateurs, il est fondamental d’impliquer des profils qui auront une vision transverse des services et qui auront une vision exhaustive de l’exactitude, de la validité et de la valeur des informations à charger.
Bien sûr, l’équipe d’intégration ERP sera très impliquée sur ce projet de migration de données. Mais il peut aussi être nécessaire d’impliquer d’autres profils ou d’autres services qui pourront nous renseigner sur les données nécessaires au fonctionnement de l’entreprise, et comment celles-ci seront utilisées.
Étape 2 : Analyse approfondie des données pour une migration réussie
La seconde étape comprend l’une des phases clés énumérées ci-dessus : l’analyse des données. Dans cette étape, votre équipe passera au peigne fin pour les données pour analyser leur pertinence. Dans cette phase, ils travailleront avec tous les services pour attribuer et hiérarchiser les jeux de données en fonction de leur pertinence et de leur précision.
Dans la documentation du projet de reprise des données, il sera important de clairement présenter le processus d’inspection des données, ainsi que les paramètres et les catégories selon lesquels les données doivent être triées. Ce plan sera ensuite partagé avec d’autres personnes au-delà de l’équipe de migration, afin que chaque service connaisse les informations qu’ils devront récupérer dans le cadre du projet.
Étape 3 : Extraction, nettoyage et importation des données ERP
Après la formalisation de la stratégie d’analyse et de contrôle des données, il faudra alors établir un plan clair pour l’extraction, le nettoyage et l’import des données dans le nouveau système ERP. Cette étape est la plus cruciale dans le process de reprise de données puisque c’est dans cette phase qu’il faudra détailler exactement comment les données vont migrer de l’ancien système vers le nouveau.
L’élaboration d’un processus étape par étape pour cette phase du projet est essentielle pour maintenir la mise en œuvre sur la bonne voie. Sans un plan bien formalisé, des données pourraient facilement être oubliées, perdues ou corrompues, alors il conviendra d’être très complet et précis sur le déroulé technique des reprises et de prendre en compte tous les problèmes préalablement rencontrés.
Étape 4 : Tests et validation pour assurer l’intégrité des données ERP
Avant la mise en service de l’ERP, une période de test est cruciale pour garantir l’exactitude, la cohérence, la validité et l’exhaustivité complètes des jeux de données migrés. C’est au cours de cette phase de test que les dysfonctionnements identifiés seront réglés. Un plan de test (ou phase de recette) méticuleux est donc nécessaire pour piloter cette partie critique du processus.
Assurer la réussite de votre projet ERP par une reprise de données efficace
Le plan de démarrage doit donc intégrer une description détaillée des tests à effectuer sur les données de base. Ces tests devront donc prendre en compte tous les risques identifiés, les tests de précision des données et le traitement des dysfonctionnements identifiés. Les sponsors du projet devront pouvoir identifier que le groupe de projet à bien pris en compte tous les risques et défis liés au projet. Une stratégie de test complète est donc essentielle pour garantir l’adhésion au projet.
Grâce à cet article, vous avez maintenant une meilleure compréhension de la reprise de données dans les projets ERP.
Chez Hargos, notre équipe d’experts SAP, riche en années d’expérience, est prête à enrichir vos projets de reprise de données avec des solutions efficaces et éprouvées.
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